Transporte de empleados: ¿Alquilar, comprar o tercerizar el servicio?

Si le pidieran hacer una lista con los aspectos más importantes para el funcionamiento de su empresa, de seguro el capital humano estaría en los primeros lugares, al igual que la calidad de vida y el tiempo de quienes lo conforman.

Y estos elementos están íntimamente ligados: 

permiten a los empleados pasar más ratos en la mesa con sus familias durante el desayuno, o llegar más temprano y hacer los deberes con sus hijos, ver una película en pareja o disfrutar una buena lectura.

Las horas marcadas por el reloj y los kilómetros recorridos a diario de la casa a la oficina (y viceversa) tienen un fuerte impacto en la energía y el empeño que cada persona del equipo de trabajo pone en sus actividades cotidianas.

Y el valor que un empleado le da a la compañía y la profundidad con que se involucra en vivir y respirar la cultura organizacional, y en cumplir con las metas organizacionales, depende de lo feliz y motivado que se sientan al poder dar lugar a su vida personal en todo momento, y no solo cuando la agenda le regale un espacio. 

Pero ¿cómo mejorar simultáneamente el tiempo, los desplazamientos y la calidad de vida? ¿Qué solución puede ser tan versátil y flexible? La respuesta a estas preguntas es simple: el transporte. 

Movilidad y flexibilidad son dos conceptos inseparables en la forma actual de hacer negocios. 

Hoy, las empresas se adaptan a sociedades más comprometidas con prácticas sostenibles. También hacen lo posible por estar al día en soluciones tecnológicas que permitan mantener la productividad mientras implementan alternativas como carpooling, teletrabajo, entre otras.

Flexibilidad en el trabajo incluye poder adelantar las tareas desde cualquier lugar sin perder la capacidad de comunicarse y realizar trabajo en equipo. 

Alquiler de carros para empresas, una nueva forma de ahorrar dinero

Pero, en relación con el transporte de personal empresarial, se refiere a la posibilidad de acceder a soluciones de movilidad a cualquier hora, sin depender de los horarios de empresas de transporte. Aunque también es poder adaptarse a diversos horarios según las rutas diseñadas desde el área encargada de la logística.

Por otro lado, mantener el dinamismo del negocio requiere que uno o más empleados viajen constantemente. Para ellos, la comodidad del hogar es reemplazada temporalmente por aeropuertos, hoteles, restaurantes y oficinas mientras se está en otra ciudad a la espera de una oportunidad de negocio, de conocer a un eventual proveedor o de participar en un seminario con información vital sobre la industria.

En ambos escenarios, capitalizar los riesgos asociados a una mala estrategia de movilidad, en la que no se contemplan accidentes, trancones, cierre de vías, entre otras emergencias, resulta fundamental para mantener el dinamismo y seguir en el mercado, en estos días en que los modelos de negocio envejecen al poco tiempo de ver la luz.

No estrechar a tiempo la mano que espera en otro rincón de la ciudad puede ocasionar:

• Fuga de clientes antiguos o nuevos.
• Disminución en la confianza por parte de clientes, socios o proveedores.
• La imposibilidad de cerrar un negocio vital.
• Pérdidas monetarias para la compañía. 
• Daño a la reputación de la marca o la empresa.
• Perjuicios irreparables a las dinámicas de trabajo con los proveedores.
  
  

El que uno o más empleados no llegue a tiempo a la oficina por falta de planeación en la movilidad corporativa influye en que:

• Se retrasen procesos clave.
• Se aplacen reuniones importantes.
• No se tomen decisiones fundamentales.
• El flujo de información entre áreas se vea interrumpido.
• El trabajo no adelantado se entregue a otro empleado (se genera recarga laboral)
• Los resultados obtenidos no son óptimos por la premura en los procesos.

Alquilar carro por meses: solución inteligente para cumplir las metas del negocio

Dar forma a una estrategia integral de transporte especial de empleados puede ser el factor clave que genere la fuerza necesaria para que la empresa se diferencie y tome la delantera dentro de su industria.

¿Qué caracteriza una buena estrategia?

Si se enfoca de manera adecuada, el transporte del capital humano en la compañía debe:

• Ser flexible.
• Garantizar el dinamismo en la movilidad.
• Mantener en alto la productividad.
• Facilitar la conectividad.
• Incrementar la calidad de vida del capital humano.
• Entender los deseos y sentimientos de los empleados. 
• Brindar solidez al empoderamiento y sentido de pertenencia por parte de quienes trabajan en la compañía.
• Reducir costos.
• Permitir el ahorro de tiempo y dinero.
• Aumentar la eficiencia en la operatividad.
• Honrar la confianza por parte de empleados, colaboradores, clientes, usuarios, socios y proveedores. 
• Facilitar la toma de decisiones.

¿Cuánto vale alquilar un vehículo para transporte de empleados?

¿Qué elementos tener en cuenta?

En el diseño de una estrategia de transporte de personas que garantice los mejores resultados intervienen muchos elementos que se deben estructurar de forma cuidadosa: 

Pronóstico: adelantarse a las eventualidades y tener claridad sobre las mejores prácticas y posibles rutas permite evitar futuros dolores de cabeza.

• Optimización de flota: características como cantidad de automotores, tipo de vehículos, capacidad, consumo de gasolina.
• Planeación de rutas: distancias a recorrer, flujos de recorrido, horas de recogida y traslado de pasajeros, número de empleados que requieren el servicio.
• Elección de puntos clave: reubicación de zonas de acopio según las sedes de la empresa y la respectiva distribución de sus infraestructuras.
• Gestión de horarios: planear tiempos para reuniones o entrega de resultados.
• Canales óptimos de comunicación: para el envío de horarios y rutas o para comunicar cualquier inconveniente o requerimiento a una central o mesa de ayuda.
• Buena gestión de cronogramas: con buenos canales de comunicación se hace más fácil conocer de antemano las agendas de los empleados y planear con tiempo las posibles soluciones de transporte especial y empresarial, para eventos que tendrán lugar semanas y hasta meses más adelante.
• Presupuesto: obviamente, la solución de movilidad elegida dependerá de la cantidad de dinero que la compañía esté en capacidad (y tenga la disposición) de invertir en la movilidad de su planta de empleados.
• Centralización del proceso: aunque los usuarios del sistema se encuentren en puntos diferentes, en diversos momentos del día, el proceso para el transporte y movilidad de los empleados debería contar con una central o mesa de ayuda.

13 gamas de vehículos que puedes alquilar y sus características

Renting (servicio)

Algunas compañías permiten alquilar los carros incluso por períodos inferiores a un año pagando un canon diario o mensual, sin tercerizar la operación. 

Eso quiere decir que los vehículos quedan disponibles para el uso de la empresa que alquila y son conducidos y operados por personal de la misma. 

De acuerdo con Olga Lucía Valencia, gerente de Integración de Renting Colombia, el renting es fundamental “para no perder el valor de los activos (automóviles); no tener que entenderse con talleres y áreas de mantenimiento, y no destinar recursos que van a estar congelados durante el tiempo que se tenga la flota”.

Pero esas son solo algunas de las razones para elegir este modelo. A continuación, se enumeran otras ventajas, así como algunas desventajas:

15 ventajas de alquilar la flota de carros

1. Facilita a las empresas enfocarse en el core del negocio y no preocuparse por las cargas operativas, administrativas y tributarias de los vehículos de transporte especial (mantenimiento; seguros; impuestos; gastos de compra y venta, y trámites).

2. Algunas compañías en Colombia tienen un amplio abanico de posibilidades: camionetas; automóviles mecánicos o automáticos; autos eléctricos, y camiones.

3. Cuentan con diversas gamas: intermedia, de lujo, ejecutiva, entre otras. 

4. Se tiene acceso a carros modernos y seguros que, según la empresa prestadora del servicio, no superan los tres años de antigüedad.

5. Este modelo es prestado por compañías con presencia en varias ciudades.

6. Es una muy buena solución para los empleados que deben viajar por motivo de negocios.

7. Evita la dependencia de encontrar taxis disponibles a través de aplicaciones móviles o teléfonos.

8. Ideal para microempresas, pequeñas empresas, compañías medianas, consorcios, multinacionales y grandes empresas.

9. Aprovecha la economía de escala y permite invertir y generar rentabilidad con el dinero no usado en activos.

10. El uso de carros eléctricos aporta a la movilidad sostenible, y la alianza entre algunas empresas de renting y proveedores con buenas prácticas en la disposición de residuos (aceites, llantas, batería, chatarra) tiene también un impacto positivo.

11. Fácil acceso a las oficinas de las compañías de renting en los aeropuertos del país.

12. Los vehículos de transporte especial están siempre disponibles cuando la empresa los necesita.

13. Algunas compañías en Colombia ofrecen además servicios de consultoría y soporte en: 

• Control de tanqueo. 

• Composición de flota.

• Ingeniería y diseño de rutas y operaciones.

• Mantenimiento correctivo total.

• Aumento en los niveles de servicio.

• Planes estratégicos de seguridad vial.

• Formación en prevención de siniestralidad.

• Optimización de flujos de producto, niveles de inventario y transporte de personal.

Alquiler de carros para tu negocio vs. otras soluciones de movilidad

“Una empresa no debería estar invirtiendo más de sus recursos y capital humano en una flota de automóviles que se está subutilizando y desvalorizando. No tiene por qué salir a gastar dinero y tiempo en gestiones y papeleos. Debería estar enfocada en su producto o servicio”.

Juan Diego Ramírez, gerente de cuenta de Renting Colombia. 

Desventajas de alquilar flota

1. En comparación con la tercerización del servicio de transporte especial y empresarial, el costo del combustible corre por cuenta de la empresa que alquila el vehículo. 

2. El no conocer bien la ciudad en la que se está conduciendo, en el caso de los viajes de negocio, puede convertirse en una desventaja si no se planea e investiga la ruta con antelación.

3. Para empresas con bajas utilidades esta solución puede generar más gastos y disminuir aún más el margen.

¿Cómo alquilar carro en Colombia?

Transporte tercerizado

De acuerdo con los servicios ofrecidos por las diferentes compañías, este modelo permite tercerizar parte o la totalidad del transporte de personal. 

Se pueden poner las riendas de todo el proceso en manos de una empresa externa especializada, incluido el diseño de rutas, o solo parte de este. Todo depende del nivel de control que quiera conservar la compañía.

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Estas son algunas ventajas y desventajas:

Las ocho grandes ventajas del transporte tercerizado:

1. Libera a la empresa de los asuntos de logística y recursos necesarios para entrenar y gestionar una planta de conductores cualificados.

2. No es necesario estar al tanto de la legislación y las regulaciones respecto al transporte de personal, pues esta responsabilidad le corresponde al prestador del servicio. 

3. Permite enfocarse en el negocio y no preocuparse por las cargas operativas, administrativas y tributarias de los vehículos de transporte especial, incluido el abastecimiento de combustible.

4. Algunas compañías de transporte tercerizado asesoran en la creación de rutas óptimas y creación de horarios acordes con los itinerarios de los empleados.

5. Garantiza mayor flexibilidad que la flota propia de automotores, pues facilita elegir entre varias opciones de automóviles, según la necesidad, y suelen tener una planta amplia de conductores disponibles.

6. Se ahorra en costos en vehículos de transporte, equipos de mantenimiento, capital humano y formación de empleados. 

7. Aporta en la reducción de tiempos y distancias recorridas, por lo que ayuda a incrementar la eficiencia y la productividad.

8. Presenta ventajas ambientales y de movilidad al promover el transporte compartido y reducir el número de automotores en las vías. 

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Cuatro desventajas de las empresas externas de transporte

1. Mientras que el renting o la flota propia permiten contar con el servicio de personal interno, con este modelo se depende de la calidad del servicio y el trato por parte del personal de la compañía externa, lo que puede afectar tiempos de entrega o servicio al cliente final.
2. Es necesario tener muy claros los términos del contrato para no llevarse sorpresas por cobros extras por servicios o procesos no contemplados con antelación.
3. La tercerización de un proceso como estos implica compartir información interna que requiere la creación de protocolos claros para que su manejo sea el adecuado por parte del proveedor.
4. Dificultades para implementar la estrategia de movilidad al interior de la empresa (canales para la solicitud del servicio; personas designadas como voceros ante el proveedor, entre otros aspectos).
5. Pérdida de las riendas de algunos aspectos claves de la logística como visibilidad de rutas y ubicación de automóviles y empleados.

Alquilar un carro en Colombia: cómo hacerlo, beneficios y más

Transporte propio

Este es el modelo clásico que, sin embargo, solo resulta costo-efectivo si la compañía está en capacidad de racionalizar su implementación y sostenimiento por cuenta de los beneficios obtenidos. 

Decidirse por esta alternativa requiere analizar diversos factores, entre los que se cuentan la liquidez de la compañía, el capital humano necesario, los objetivos estratégicos y las metas de crecimiento.  

Estar en capacidad de atender el negocio principal de la compañía mientras se sostiene en pie todo el aparato logístico, necesario para el transporte de personal, es un reto que no toda empresa puede ni está dispuesta a asumir.

“La compañía debe asumir el costo de los carros, con intereses (en caso de acceder a financiación) y costos como el SOAT, el seguro del carro, trámites, mantenimiento e impuestos. Además, poseer una flota propia incrementa el pago por declaración de renta”.

Olga Lucía Valencia, gerente de Integración de Renting Colombia.

Ventajas de la flota de automóviles propia

1. Permite tener control sobre todo el proceso de transporte de personal de empresas.

2. Se asegura un impacto más directo en la relación con clientes y proveedores.

3. Facilita el manejo de la marca y la identidad corporativa en vehículos de transporte y uniformes.

4. Más opciones de diseño personalizado de la flota y las rutas.

5. Flexibilidad a la hora de diseñar rutas y establecer horarios.

6. Transporte oportuno en negocios con necesidades de respuesta inmediata o procesos con tiempos muy limitados.

Desventajas del transporte propio

1. Altos costos al adquirir la flota de automotores y encargarse de los aspectos operativos, administrativos y tributarios.

2. El pago de seguros para los conductores, pasajeros y carros, y el aumento en el valor de la declaración de renta, incrementan los costos.

3. El mantenimiento de los vehículos de transporte de personal para empresas y el valor del combustible son otros rubros a considerar que restan atractivo a este modelo.

4. Se requiere de encontrar un lugar adecuado para ubicar los vehículos cuando están parqueados, lo que eleva los gastos.

5. La empresa debe encargarse de reclutar, formar y gestionar el talento humano involucrado en los procesos de transporte de personal.

6. Rutas, horarios y todo el andamiaje logístico debe crearse y gestionarse al interior de la compañía, lo que puede hacer que se pierda el foco del negocio.

7. Se requiere invertir en hardware y software para gestionar la logística y el mantenimiento.

8. Es necesario invertir tiempo y esfuerzo en mantenerse actualizado en temas de regulación y actualización en zonas de parqueo permitido.